P: Outsourcing wizowy jest dla wielu osób pojęciem wciąż stosunkowo mało znanym. Czy mógłby Pan wyjaśnić w prosty sposób, na czym on polega i jak funkcjonuje?

O: Obecnie niewielu Polaków musiało kiedykolwiek ubiegać się o wizę, a jeszcze mniej miało styczność z outsourcingiem wizowym w praktyce. W rezultacie większość osób nie posiada bezpośredniego doświadczenia w zakresie funkcjonowania tego systemu.

W rzeczywistości outsourcing wizowy jest znacznie prostszy, niż wielu osobom się wydaje. Jest to model, w którym rząd powierza wybrane zadania administracyjne – często czasochłonne – związane z wnioskami wizowymi akredytowanemu zewnętrznemu dostawcy usług (ang. External Service Provider – ESP), takiemu jak VFS Global.

Zadania te mogą obejmować udzielanie informacji wnioskodawcom, przyjmowanie wniosków wizowych wraz z wymaganymi dokumentami, umawianie wizyt oraz zwrot paszportów po podjęciu decyzji.

Firma VFS Global bywa błędnie utożsamiana z agencjami zatrudnienia lub firmami rekrutacyjnymi; czasami przedstawia się ją również jako podmiot mający wpływ na politykę migracyjną danego państwa. Warto zatem wyjaśnić tę kwestię.

Należy wyraźnie podkreślić: od momentu podpisania pierwszej umowy z Polską w 2011 roku, VFS Global współpracuje z kolejnymi polskimi rządami – niezależnie od ich orientacji politycznej – przyświeca nam przy tym jeden cel: zapewnienie osobom ubiegającym się o wizę bezpiecznej, sprawnej i przejrzystej obsługi, przy pełnym poszanowaniu wyłącznych kompetencji państwa polskiego we wszystkich sprawach dotyczących wiz.

Kluczowe jest zrozumienie, że rządy zachowują pełną i wyłączną władzę nad wszelkimi decyzjami wizowymi, a także nad liczbą przyjmowanych wniosków. VFS Global nie decyduje o tym, kto otrzyma wizę, a kto nie; nie dokonujemy również żadnej merytorycznej oceny wniosków. Decyzje te stanowią suwerenną kompetencję i pozostają w wyłącznej gestii odpowiednich organów państwowych.

W pełni szanujemy proces demokratyczny oraz prawo polityków do debaty na temat polityki migracyjnej i wizowej. VFS Global nie kształtuje jednak polityki ani nie jest podmiotem politycznym. Jesteśmy dostawcą usług, którego rola ogranicza się do wykonywania ściśle określonych zadań administracyjnych w imieniu naszych klientów rządowych. Darzą nas zaufaniem rządy państw przywiązujących największą wagę do kwestii bezpieczeństwa – w tym wszystkie kraje członkowskie NATO. Zaufanie to wynika z faktu, że rygorystycznie przestrzegamy standardów w zakresie bezpieczeństwa, zgodności z przepisami, ochrony danych oraz efektywności operacyjnej.

Outsourcing usług wizowych nie jest nowym rozwiązaniem ani czymś ograniczonym wyłącznie do Polski. To sprawdzony model, z którego korzystają rządy na całym świecie, aby uczynić obsługę wizową bardziej efektywną i przystępną, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kontroli państwa nad procesem podejmowania decyzji.

Już w 2009 roku unijny Kodeks wizowy wprowadził ramy prawne umożliwiające państwom członkowskim korzystanie z usług akredytowanych zewnętrznych dostawców w zakresie zadań administracyjnych związanych z wizami. Obecnie z outsourcingu usług wizowych korzystają niemal wszystkie państwa strefy Schengen. Jako pionier i lider rynku w tym sektorze, firma VFS Global świadczy obecnie usługi dla 26 z 29 państw członkowskich strefy Schengen.

P: Dlaczego w ogóle pojawił się outsourcing usług wizowych?

O: System ten powstał pod koniec pierwszej dekady XXI wieku, kiedy kraje strefy Schengen stanęły w obliczu gwałtownego wzrostu liczby podróży międzynarodowych oraz popytu na wizy. Jednocześnie pojawiła się potrzeba wprowadzenia bardziej złożonych wymogów bezpieczeństwa, takich jak pobieranie danych biometrycznych. Ograniczone zasoby ambasad i urzędów konsularnych przestały wystarczać do samodzielnej realizacji tych zadań. Ponadto utrzymywanie lub rozszerzanie obecności konsularnej w wielu lokalizacjach byłoby dla budżetu państwa niepraktyczne i kosztowne. Odpowiedzią na te wyzwania stała się firma VFS Global.

P: Dlaczego outsourcing okazał się szczególnie istotny dla Polski?

O: Powszechnie wiadomo, że ostatnie 20 lat w Polsce to historia sukcesu gospodarczego. Polska gospodarka stała się jedną z największych i najdynamiczniej rozwijających się w Europie. Tak bezprecedensowy wzrost stworzył nowe wyzwania dla przedsiębiorstw, m.in. w zakresie dostępności siły roboczej oraz podróży służbowych. Nasz pierwszy kontrakt z polskim Ministerstwem Spraw Zagranicznych został podpisany w 2011 roku i dotyczył Ukrainy.

Przez cały ten okres nasza misja i zakres obowiązków pozostały niezmienne. Konsekwentnie świadczymy usługi zgodnie z wymogami i wytycznymi polskich władz, niezależnie od aktualnej sytuacji politycznej.

Firma VFS Global pomogła Polsce obsłużyć dużą liczbę wnioskodawców, zapewniając jednocześnie ciągłość usług w trakcie reorganizacji sieci konsularnej na Ukrainie. Popyt na polskie wizy gwałtownie wówczas wzrósł, przekraczając realne możliwości przerobowe urzędów konsularnych.

Jak już wspomniałem, rozbudowa konsulatów w celu zaspokojenia tak dużego zapotrzebowania byłaby dla każdego budżetu państwa niezwykle kosztowna. Wysyłanie za granicę setek pracowników MSZ wraz z rodzinami, tylko po to, by zajmowali się zadaniami administracyjnymi – takimi jak przyjmowanie wniosków, weryfikacja dokumentacji czy zwrot paszportów – jest z punktu widzenia finansów publicznych nieuzasadnione.

P: Czy chodzi zatem wyłącznie o efektywność kosztową?

O: Nie. Zadania administracyjne zostały oddzielone od procesu podejmowania decyzji wizowych. Centra wizowe zajmują się obsługą wniosków, dzięki czemu konsulowie mogą w pełni skupić się na kwestiach bezpieczeństwa i wydawaniu decyzji, nie tracąc czasu na czynności administracyjne. Takie rozdzielenie funkcji ogranicza również możliwość wywierania nieformalnego wpływu na decyzje wizowe i pozwala konsulom skoncentrować się na identyfikowaniu zagrożeń oraz przeprowadzaniu oceny ryzyka.

Podział ten jest korzystny nie tylko z perspektywy bezpieczeństwa, ale zapewnia również rządom elastyczność w trudnych sytuacjach. Przykładem może być sytuacja na Białorusi.

P: Dlaczego Białoruś?

O: Jak już wspomniałem, firma VFS Global jest zaufanym partnerem polskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych od 2011 roku, wspierając działania konsularne. Od 2016 roku, kiedy po raz pierwszy otrzymaliśmy kontrakt na obsługę wizową dla Polski na Białorusi, nasza rola znacząco ewoluowała – od zapewniania podstawowego wsparcia administracyjnego staliśmy się istotnym partnerem operacyjnym, pomagającym utrzymać ciągłość usług wizowych w niezwykle złożonych warunkach.

P: Jaką rolę odegrała firma VFS Global, pomagając Polsce zaradzić tej sytuacji?

O: W 2021 roku, w bardzo krótkim czasie, polskie placówki konsularne na Białorusi przeszły na scentralizowany model podejmowania decyzji. Z naszego doświadczenia wynika, że ​​polskie MSZ to instytucja patrząca przyszłościowo, która stworzyła zdolność do centralizacji procesu rozpatrywania wniosków wizowych w Polsce.

Ściśle współpracując z polskim Ministerstwem Spraw Zagranicznych, firma VFS Global błyskawicznie wdrożyła nowy sprzęt, zatrudniła i przeszkoliła dodatkowy personel, uruchomiła procesy cyfryzacji wniosków oraz wsparła zdalne Centrum Decyzji Wizowych polskiego MSZ w obsłudze wniosków.

Dla nas ta zmiana stanowi dowód na wartość odpowiedzialnego partnerstwa publiczno-prywatnego: łączy nadzór rządowy z bezpiecznym, skalowalnym i zorientowanym na wnioskodawcę świadczeniem usług.

Miało to również istotny wpływ na gospodarkę.

P: Jaki wpływ?

O: Polska otrzymuje dużą liczbę wniosków o wizy pracownicze z Białorusi. Odkąd VFS Global przejęło zadania administracyjne, konsulowie są w stanie rozpatrywać znacznie więcej wniosków wizowych. Osoby, które otrzymują wizy pracownicze, zasilają polski rynek pracy i wnoszą do niego istotny wkład. W 2025 roku około 135 tysięcy Białorusinów było zarejestrowanymi płatnikami składek w ZUS.

P: Skoro mowa o dużej skali – polskie MSZ wielokrotnie podkreślało konieczność kontrolowania liczby wniosków wizowych składanych w placówkach dyplomatycznych. Wiemy, że doprowadziło to do pojawienia się nielegalnych pośredników, którzy za wygórowane opłaty obiecują umówienie wizyty w punktach przyjmowania wniosków wizowych. Jakie działania podjęła firma VFS Global, aby przeciwdziałać takim nadużyciom?

O: Systemy VFS Global są intuicyjne i dostępne w różnych językach, dzięki czemu wnioskodawcy nie potrzebują pośredników. Dodatkowo wzmocniliśmy te zabezpieczenia, zmieniając sposób umawiania wizyt. W trosce o sprawiedliwość stworzyliśmy internetową listę oczekujących, do której musi dołączyć każdy wnioskodawca. Wdrożyliśmy również system weryfikacji twarzy, aby uniemożliwić pośrednikom umawianie wizyt w imieniu innych osób.

Platformy VFS Global tworzą przejrzyste elektroniczne ścieżki audytu oraz cyfrowe rejestry, a także umożliwiają skuteczniejsze monitorowanie liczby składanych wniosków. Rozwiązania te zwiększają transparentność i ułatwiają nadzór nad poszczególnymi procesami.

P: Czy zatem outsourcing może pomóc w ograniczeniu lub zwalczaniu korupcji w procesie wizowym?

O: Tak. Problem nielegalnych pośredników jest rozwiązywany dzięki efektywnym systemom zarządzania terminami spotkań – wyposażonym w funkcje takie jak lista oczekujących (Waitlist) – które demokratyzują cały proces i eliminują potrzebę korzystania z usług pośredników.

Jak już wspomniałem, sam outsourcing zapewnia rozdzielenie obowiązków, elektroniczne ścieżki audytu, ustandaryzowane procedury, udokumentowane przepływy pracy oraz liczne punkty kontrolne. Urzędnicy konsularni zachowują pełne prawo do podejmowania decyzji wizowych.

P: W 2023 roku pojawiły się doniesienia o udziale pośredników wizowych w tzw. aferze wizowej w Polsce. Jak odnosi się do tego firma VFS Global?

O: Chciałbym ponownie podkreślić, że nie ma nic wspólnego między pośrednikiem wizowym a firmą taką jak VFS Global, która działa w oparciu o ściśle określone zasady opisane w umowie z danym rządem. Jesteśmy legalnym zewnętrznym dostawcą usług.

Oczywiście, wspomniana afera wizowa rzuciła chwilowo złe światło na cały sektor outsourcingu, ponieważ opinia publiczna nie zawsze rozumie rolę autoryzowanego zewnętrznego dostawcy usług.

W VFS Global doskonale zdajemy sobie sprawę z delikatnej pozycji, w jakiej często znajdują się zewnętrzni dostawcy usług wspierający globalną mobilność. Jesteśmy dumni z tego, że od ponad piętnastu lat jesteśmy rzetelnym i zaufanym partnerem Polski. Uważamy, że nasza rola powinna być oceniana przez pryzmat naszych wyników i profesjonalizmu.

Rządy będące naszymi Klientami w pełni zrozumiały, że VFS Global stało się przypadkową ofiarą wydarzeń, które miały miejsce w Polsce w kontekście twz. afery wizowej. Oficjalne dochodzenia prowadzone przez komisję parlamentarną oraz Najwyższą Izbę Kontroli w związku z tą sprawą koncentrowały się przede wszystkim na domniemanych nieprawidłowościach w procedurach rządowych. Publicznie dostępne ustalenia nie wykazały żadnych uchybień po stronie VFS Global. Także w postępowaniu prowadzonym przez Prokuraturę VFS Global się nie pojawiła.

P: Czy struktura własnościowa VFS Global ma jakikolwiek wpływ na decyzje wizowe lub politykę rządu?

O: Nie. Struktura własnościowa nie ma absolutnie żadnego wpływu na decyzje wizowe, politykę migracyjną ani procesy decyzyjne rządów.

VFS Global nie określa kryteriów uprawniających do uzyskania wizy, nie decyduje o tym, kto ją otrzyma, ani nie wywiera wpływu na politykę rządów, dla których świadczy usługi. Odpowiedzialność za te kwestie spoczywa wyłącznie na suwerennych państwach. Siedziby główne VFS Global znajdują się w Zurychu i Dubaju. Większościowym udziałowcem spółki jest Blackstone – największy na świecie podmiot zarządzający alternatywnymi aktywami. Pozostałe udziały należą do mniejszościowych akcjonariuszy, wśród których znajdują się: szwajcarskie podmioty Kuoni oraz Hugentobler Foundation, singapurski fundusz Temasek, a także Dubai Holding ze Zjednoczonych Emiratów Arabskich.

Niezależnie od struktury własnościowej, nasza rola ogranicza się wyłącznie do świadczenia usług administracyjnych na podstawie umów zawartych z klientami rządowymi, zgodnie z określonymi przez nich wymaganiami.

Zaufanie, jakim rządy na całym świecie obdarzają VFS Global, wynika z naszej efektywności operacyjnej, standardów bezpieczeństwa, przestrzegania wymogów formalno-prawnych oraz długoletniego doświadczenia w świadczeniu usług – a nie z naszej struktury własnościowej.

P: Jaka jest ogólna ocena?

O: Zwolennicy wskazują, że partnerstwo między Ministerstwem Spraw Zagranicznych a firmą VFS Global pomogło zapewnić ciągłość usług wizowych w okresach wyjątkowo dużego zapotrzebowania, wspierając tym samym turystykę, biznes, edukację oraz podróże rodzinne. Dzięki współpracy ze specjalistycznym partnerem w zakresie obsługi wizowej, zasoby konsularne mogły skupić się na procesie decyzyjnym i bezpieczeństwie granic, podczas gdy osoby ubiegające się o wizę zyskały lepszy dostęp do usług, większą przepustowość obsługi oraz wyższą efektywność operacyjną.

Co najważniejsze, Polska przez cały czas zachowuje pełną suwerenną kontrolę. VFS Global nie podejmuje decyzji wizowych, nie ustala polityki wizowej ani nie decyduje o tym, kto może wjechać do kraju. Zapewniamy usługi administracyjne, które umożliwiają rządom prowadzenie systemów wizowych w sposób bardziej efektywny, bezpieczny i przejrzysty, przy czym wszelkie decyzje pozostają wyłącznie w gestii właściwych organów państwowych.

Materiał Partnera